Hjelp for administratorer

Den beste måten å komme i gang på er å registrere seg for vår 30-dagers gratis prøveperiode ved å fullføre Vixlys veiviser for nye tilbydere som har følgende steg:

1. Organisasjon: Legg til valuta, betalingstjeneste, kontaktinformasjon, sosiale medier, logo og fargevalg, beskrivelse og eventuelt flere språk.
2. Tjenester: Legg til en eller flere tjenester, hver med sine egne innstillinger, inkludert varighet, pris og avtaletype (video, personlig eller telefon).
3. Bruker: Legg til din tilgjengelighet (når du kan bestilles) og hvilke(t) språk du tilbyr tjenestene dine på.
4. Inviter: Du kan assosiere og invitere en eller flere kolleger til din organisasjon på Vixly.
5. Det var det! Hvis du i trinn 1 ikke valgte å bruke eget betalingssystem (standard), kan du nå sette opp din Stripe integrasjon for å støtte forhåndsbetaling av tjenester.

Når du har fullført Vixlys veiviser for nye tilbydere så får du tilgang til Vixly admin-side for å administrere Vixly siden, tjenestene, brukerne og bestillingene dine.

Vixly administratorer har tilgang til Vixly admin-side og følgende funksjonalitet under egen organisasjon:

• Kontakt
  • Endre organisasjonens navn
  • Endre kontaktinformasjon som adresse, e-post, telefon og nettsted
  • Endre sosiale medier (Facebook, Instagram, LinkedIn, TikTok, X og YouTube)
• Abonnement
  • Start og administrer Vixly abonnementet for din organisasjon
• Betaling
  • Koble til Stripe kontoen din (standard, anbefales), eller bruk ditt eget betalingssystem
    • Vixly + Stripe
      • Motta betaling fra kunder og tilby refusjon ved avbestilling
      • Angi avbestillingsregler som gjør det mulig for kundene å avbestille inntil X timer før avtalt tid og få refusjon
      • Sett refusjonssatsen til Y prosent
        Merk: Ved avbestillinger refunderes ikke Stripe gebyret (fast + variabelt) og det variable Vixly gebyret. Du kan derfor vurdere å sette refusjonssatsen deretter for å unngå avbestillingskostnader for din organisasjon. For pakkebestillinger gis det ingen refusjon ved avbestilling.
    • Bruk eget betalingssystem
      • Send ut fakturaer eller lignende fra ditt eksisterende system eller tjeneste
      • Angi avbestillingsregler som gjør det mulig for kundene å avbestille inntil X timer før avtalt tid uten kostnad
        Merk: Vixly er ikke involvert i innkreving av betaling for bestillinger eller avbestillingskostnader. For pakkebestillinger gis det ingen refusjon ved avbestilling.
  • Valuta
    • Velg din primære valuta
    • Du kan eventuelt legge til flere valutaer
• Branding
  • Velg logo (anbefalt størrelse 384x384 px), bakgrunnsbilde (anbefalt størrelse 2400x800 px) og farge for din Vixly side
• Beskrivelse
  • Skriv en kort beskrivelse av din organisasjon på organisasjonens primære språk, og legg eventuelt til beskrivelsen på flere språk
  • Legg eventuelt til din(e) sertifisering(er)
  • Kryss av for Offentlig vurdering (standard) hvis du vil at vurderingen skal vises på din Vixly side

Gå til Admin > Tjenester for å se en liste over aktive tjenester (øverst) og deaktiverte tjenester (nederst):

• Klikk på Opprett tjeneste øverst til høyre for å starte Vixly veiviseren for nye tjenester, som tar deg gjennom følgende steg:
  1. Velg kategori, skriv inn tittel og beskrivelse (på ett eller flere språk) og last opp bilde (anbefalt størrelse 480x480 px).
  2. Velg avtaletype (video, personlig, telefon) og antall (enkeltsesjon eller pakke med flere sesjoner), angi varighet, tidsbuffer, betaling (gratis eller betaling) og pris.
  3. Velg retningslinjer for bestilling (f.eks. la kunden velge vert) og minimum/maksimum tid i forkant for bestilling og endring.
  4. Velg vert(er) du vil gjøre bestillbare for tjenesten.
• Hvis du vil gjøre endringer i en eksisterende tjeneste, klikk på den aktuelle tjenesten og gjør endringer i et av stegene over.
• Når du endrer en eksisterende tjeneste så har du også mulighet til å sette Synlighet til følgende:
  • Offentlig (standard): Tjenesten vises på alle sider
  • Personlig: Tjenesten vises kun på personlige sider*
  • Privat: Tjenesten er kun tilgjengelig via en direkte bestillingslink

* For at tjenesten skal vises på personlige sider så må "Tillat kunden å bestille en bestemt vert" være aktivert for tjenesten.

• Klikk på tjenesten du ønsker å legge ut på markedsplassen
• Klikk på Tilby på markedsplassen knappen
• Les igjennom Forutsetninger og Retningslinjer, og klikk på Forespør knappen

Det korte svaret er at eksisterende bestillinger forblir uendret ved endringer i den relaterte tjenesten. Du kan f.eks. endre pris, varighet og vert uten å endre eksisterende bestillinger. Hvis en tjeneste endres eller en bestilling endres (av kunde eller vert), gjelder følgende:

• Endringer i pris eller varighet vil ikke påvirke endrede bestillinger (prisen og varigheten som kunden opprinnelig avtalte, forblir den samme).
• Endringer av vert kan påvirke endrede bestillinger:
  • Hvis en vert fjernes fra en tjeneste så kan ikke brukeren settes på en endret bestilling.
  • For tjenester der kundene ikke kan velge vert så vil vert automatisk (og tilfeldig) satt for en endret bestilling.

Gå til Admin > Timeplan:

• Organisasjoner med en eller flere verter (i tillegg til admin) vil se timeplanen for den første verten (i alfabetisk rekkefølge).
• Du kan bytte mellom de ulike verter ved å benytte velgeren øverst til høyre.
• Bruk timeplan-velgeren og velg Organisasjon for å se timeplanen for din organisasjon.
  • Hvis du vil legge til et arrangement for hele organisasjonen, f.eks. fredagsøl, dobbeltklikk på ønsket dag og klokkeslett for å legge til et arrangement. Du kan også klikke på øverst til høyre i kalenderen. Organisasjonsarrangementer vil blokkere timeplanen for de valgte vertene, men kan fjernes/avvises av den enkelte vert.

Du har følgende alternativer:

1. Bytt til en annen vert som er tilgjengelig.
2. Avlys avtalen og gi kunden full refusjon.
3. Endre dato og klokkeslett for avtalen med samme eller ny vert.

Gå til Admin > Timeplan:

• Se timeplanen til verten ved å velge hen i velgeren øverst til høyre.
• Klikk på den aktuelle avtalen:
  • Klikk på Endre for å bytte til en annen vert og/eller legge inn ny dato og tidspunkt.
  • Klikk på Kanseller bestilling for å kansellere og gi kunden full refusjon.

For en effektiv endring (og for at kunden skal være fornøyd) anbefaler vi at du ringer kunden og/eller velger en dato/tid i god tid før fristen for å endre, dersom det skulle vise seg at tidspunktet ikke passer for kunden.

Ved avbestilling vil Vixly sende en avbestillingsepost til kunden og eventuelle inviterte gjester.

For organisasjoner med en aktiv Vixly/Stripe integrasjon (som muliggjør forskuddsbetaling) refunderes betalte bestillinger fullt ut (100 %) til kunden når avbestillinger gjøres av verten. Organisasjonen vil bli belastet med belastet med transaksjonsgebyrene til Vixly og Stripe.

Gå til Admin > Bookinger:

• Søk basert på:
  • Periode i kombinasjon med brukere (alle eller en bestemt) og/eller tjenester (alle eller en bestemt), eller
  • Kunde fornavn, etternavn og/eller e-postadresse.
• Klikk på en bestilling for å:
  • Se bestilling, dato og klokkeslett, språk, deltakere (vert, kunde og gjester (hvis invitert)).
  • Se betalingsinformasjon (for betalbare tjenester):
    • Beløp
    • For organisasjoner med Stripe integrasjon:
      • Refusjon: Summen av eventuelle refusjoner som er betalt tilbake til kunden
      • Knapp for å gi kunden et refusjonsbeløp
      • Knapp for å gå til Stripe for ytterligere betalingsinformasjon
  • Tidslinje fra bestillingen ble opprettet til hvem som ble med i videosamtalen og når.

Du kan eksportere en liste (CSV-fil) over alle bestillinger for en gitt måned ved å klikke på Eksporter øverst til høyre.

For organisasjoner med Stripe-integrasjon håndteres refusjoner automatisk på følgende måter for tjenester med én sesjon:

• En kunde kan avbestille en sesjon før angitt tidspunkt og få refusjon i henhold til avbestillingsvilkår som er satt av en admin.
• En vert kan kansellere en sesjon når som helst før planlagt starttidspunkt, noe som resulterer i full refusjon til kunden.

For pakketjenester (som inneholder flere sesjoner) gis det ingen refusjon.

Organisasjoner med Stripe-integrasjon har mulighet til å refundere manuelt fra Admin > Bookinger.

Gå til Admin > Brukere for å vise aktive brukere (øverst) og deaktiverte brukere (nederst):

• Klikk på Inviter kolleger øverst til høyre for å invitere en eller flere kolleger til å bli med i din Vixly organisasjon:
  1. Skriv inn e-postadressene og velg hvilke tjenester du vil at de skal kunne bestilles for.
  2. Vixly sender en e-post til adressene du har lagt til, og inviterer dem til å bli Vixly brukere. Når de aksepterer invitasjonen, blir de bedt om å legge til tilgjengelighet og språk slik at de kan bestilles.
  3. Vixly sender et e-postvarsel til deg hver gang en invitasjon er akseptert.
• Hvis du vil gjøre endringer på en eksisterende bruker, klikk på den aktuelle brukeren og gjør endringer til følgende:
  1. Profildetaljer, inkludert for- og etternavn og sikkerhet (konto aktivert/deaktivert og administratorrettigheter).
  2. Tjenester: Vis/endre tjenestene som brukeren kan bestille til.
  3. Tilgjengelighet: Se/endre brukerens tilgjengelighet (bør gjøres i nært samarbeid med brukeren).
  4. Talte språk: Vis/endre språkene som brukeren tilbyr tjenester på (bør gjøres i nært samarbeid med brukeren).

Du kan bli Vixly referrer på en av følgende måter:

• Du blir en Vixly affiliatepartner ved å fullføre Vixly veiviser for nye partnere.
• Du tilbyr allerede tjenester på Vixly og har tilgang til admingrensesnittet.

Merk: En forutsetning for at organisasjoner skal kunne bli Vixly referrer, er at man har en Stripe konto som er koblet til Vixly kontoen.

Du kan gjøre følgende for å begynne å tjene provisjon på dine referrals:

1. Gå til Admin > Referrals
2. Kopier din Vixly referrallink (til Vixly hovedsiden eller Vixly tjenestesiden) eller lag din egen Vixly link.
3. Del linken med din målgruppe(r) (via e-post, nettside, sosiale medier osv.).

Hver gang en organisasjon du henviser til Vixly (ved hjelp av din Vixly referrallink) betaler sitt månedlige Vixly abonnement, overfører vi 20% av abonnementsbeløpet til din Stripe konto som er koblet til din Vixly konto.

Hvordan fungerer Vixly referrallink? Din unike Vixly referrallink setter en 90-dagers informasjonskapsel (cookie) i nettleseren til personen som besøker linken. Henvisningen vil være knyttet til din Vixly konto din så lenge personen starter en Vixly prøveperiode i løpet av perioden på 90-dager med informasjonskapselen.

Du får tilgang til kontoen din ved å klikke på ikonet i den øverste navigasjonsmenyen. Hvis du blir bedt om det, oppgir du e-postadressen og passordet for Vixly-kontoen din.

Gå til Min konto > Profil:

• Endre e-post:
  1. Klikk på Rediger ved siden av din nåværende e-postadresse
  2. Skriv inn den nye e-postadressen
  3. Skriv inn verifiseringskoden som er sendt til din nye e-postadresse
• Endre passord:
  1. Klikk på Endre passord
  2. Skriv inn og bekreft det nye passordet
  3. Skriv inn verifiseringskoden som er sendt til din e-postadresse

Med ditt samtykke kan vi sende deg e-post med nyheter og tilbud fra Vixly og tilbyder(e). Hvis du vil gjøre endringer, gå til Min konto > Nyheter og marker (abonnerer) eller fjern markering (melder deg av) for nyheter og tilbud fra Vixly og/eller tilbyder(e).

Gå til Min konto > Personvern og klikk på Last ned mine Vixly data for å laste ned en tekstfil med informasjonen lagret av Vixly.

Gå til Min konto > Personvern:

1. Klikk på Slett min konto
2. Klikk på Slett konto
3. For endelig bekreftelse, skriv inn verifiseringskoden som er sendt til din e-postadresse

Advarsel! Dette vil permanent slette din Vixly brukerkonto og alle relaterte data! Hvis du har kommende avtaler så vil du bli bedt om å kansellere disse før du sletter kontoen.